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团队协作工具-有道云协作简单评测

时间: 2017-11-16 14:00:13

最近几个月一直在给一些企业做团队效率提升的培训,在培训之后,会有一些后续落地执行的工作,在这个过程发现在企业团队中使用一些合适的协作工具,对团队效率的提升很大。

在团队协作工具方面,各种选择五花八门,从收费到免费,从国外到国内,从整体上来说,目前的协作软件大致能分为两类:

对这两类协作软件简单做下介绍:

第一类的协作任务大都以任务管理和项目管理为核心,多半能够提供以下功能:

• 可以列出所有需要被执行的项目

• 查看当前时间或阶段内需要被执行的项目和任务

• 进行任务管理及优先级设置,并且可以对任务自由排序

• 记录项目细节,比如内容,状态、优先权、日期、分派者、观察者,且具有「审核」、「权限管理」,并且让大家可以讨论执行项目细节。 • 可以引用其它资料的功能

• 可以看到自己当前需要进行进行哪些任务和项目

• 让管理者可以看到当前正在进行哪些项目,这些项目目前的状态是什么。

这类协作软件通常对使用者的要求相对高一点,最少要对项目管理、任务管理有些了解,团队平时的日常工作基本上也以项目和任务为主线,这类软件操作相对复杂一些,需要花上一段时间的使用或者培训才能正常应用。

第二类其中是以知识管理为主,通俗一点的说法就是以资料管理为核心,增加一些协作、沟通的功能,在我平时打交道的客户中,第二类协作软件的需求多一些。

知识管理的标准定义:

在组织中建构一个量化与质化的知识系统,让组织中的资讯与知识,透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程,不断的回馈到知识系统内,形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环,在企业组织中成为管理与应用的智慧资本,有助于企业做出正确的决策,以适应市场的变迁。

知识管理有一个三条原则,在选择这一类的协作软件时可以参考一下:

(1) 积累原则。知识积累是实施知识的管理基础。

(2) 共享原则。知识共享,是指一个组织内部的信息和知识要尽可能公开,使每一个员工都能接触和使用公司的知识和信息。

(3) 交流原则。知识管理的核心就是要在公司内部建立一个有利于交流的组织结构和文化气氛,使员工之间的交流毫无障碍。

还有一点需要注意,对于企业来说,知识管理中比较常用的部分就是文档管理,通常的格式大都是Word、Excel、PPT和PDF,最好对这几种格式支持良好。

根据上面的几点要求,选择有道云协作进行了简单使用和评测,着重讨论了一些我比较关注的特色功能:

优点:

文档、资料管理

有道云协作的资料管理功能类似网盘软件,在上传时支持直接上传文件夹。但实际的操作体验比网盘要方便很多。

在使用过程中,我要求把所有跟项目有关的文档,全部放到云协作上。同时强制要求每个团队成员直接在云协作上更新最新的项目文档。

刚开始时,团队成员都不太习惯这样方式,一、二个月之后,每个团队成员都习惯直接在云协作中寻找所需要的项目资料,并直接在上面进行更新,

除在桌面端,团队成员还可以直接在手机上通过客户端就可以查看和预览文件信息。

资料文件版本控制

在使用的具体过程中发现的第二个优点就是版本记录功能非常强, 在查看某一个具体文档时,能立刻知道每一个文件修改过多少个版本,是哪个人在什么时间段进行修改的。

并可以查看和下载所有以前修改过的文件历史。

更新某个文件之后,可以直接@ 团队内的相关人员。定向通知其关注跟进工作。

对Office文档支持良好

这是一项看起来很不起眼,但使用起来方便无比的功能,在云协作客户端中直接打开Word、Excel、PPT软件进行修改,修改完成保存后生成新的版本上,并自动同步上传到云协作的群组中,让当前文件一直是最新版本,大大节省了时间。

这个功能解决了知识管理软件中经常会遇到的问题,怎样让员工一直保持更新最新版本的文档。这回直接通过软件进行解决

项目负责人和部门经理可以随时通过手机就能了解项目进度和任务安排,跟其它部门的配合也比以前有效率多了。

协同表格来分配任务和追踪项目进度

有道云协作有个功能叫协同表格,类似网页版的Excel,但它可以多个人同时对同一个表格进行编辑和操作,同时通过协同表格来向同事分配任务和确认项目进度,每完成一项可以立刻反应到任务进度表上。。

团队聊天

有道云协作通过类似QQ群的方式进行团队沟通和即时讨论。直接把所有跟工作相关的信息都保存在云协作里,用来方便查阅。 还可以通过@ 来发起讨论, 提示某一个团队成员。

这个功能最方便的地方在手机端,在桌面端修改一个文件之后,直接@ 相关用户,手机上立刻就能收到提示,并进行预览和查看。

在手机上就可以修改相关的笔记,并对内容进行讨论,会大大提高团队的沟通效率。

费用

目前很多常见的团队协作工具一年需要几万到几十万不等,而且还需要专门的维护人员。而有道云协作的基础版本是完全免费的,对于希望引入协同办公工具而又不希望增加额外维护和采购成本的中小团队用户来说是很有帮助的。

目前,有道云协作的每个“协作群”免费存放资料的空间高达5G。如果是单纯的文档管理,这个容量对于一个20人的小团队来说绰绰有余的。

不足之处:

除了优点之外,再谈谈缺点:

1、 权限管理功能欠缺

做为一个以文档管理为核心的团队协作软件,有道云协作在权限管理部分的功能不足,目前没有办法对团队成员和文档的权限进行进一步细分和设置,如果只是小团队使用问题不大,但人数多一点或跨部门使用时,会比较麻烦。

2、 搜索功能有待加强

对于大量的文档和资料管理来说,一个强有力的搜索功能应该是必不可少的。

但在评测和使用过程发现有道云协作的搜索功能还比较弱,目前只停留在文件名、笔记内容,对Office、PDF和图片的搜索功能还不支持,无法搜索某一个团队成员所做的相关操作,比如文档、修改、讨论、删除。而且也无法按文件格式、时间等一些条件进行搜索。

个人感觉这部分功能需要进一步加强。

3、 缺少分享功能

这一点不一定是不足,可能设计团队有他们自己的考虑,但对于一个团队使用者来说,在有道云协作中的资料,没办法直接进行分享,使用起来非常不方便,我在使用过程会有一些分享的环境和场景:

目前,有道云协作还不支持这样的功能。

4、 不支持内部链接

在企业知识管理中,针对大量的资料和文档,构建一个内部的知识地图,可以让团队内的用户非常方便的进行使用和管理。有些知识管理类软件已经支持思维导图的方式进行资料展示。

但在使用有道云协作的过程中,发现目前还不支持进行内部链接,没办法用有道云协作构建一个Wiki 方式使用目录,而且也不支持不同的笔记中相互的引用和链接。

总结:

对于协作类的软件很难说哪个好哪个不好,只能说每个软件都有自己的定位,需要根据所在的团队需求和日常工作类型来选择,总体来说有道云协作在中小企业的团队协作上已经做的非常不错了,在评测过程中指导一些团队在日常工作中使用有道云协作,对他们的效率提升很大,使用的反馈也非常不错。

如果你需要选择一个以文档管理为核心的协作软件,建议应用一段时间有道云协作来看看效果。

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